Informativa sul trattamento dei dati personali

BOZZA — da validare da un legale prima della pubblicazione. Versione 0.2-bozza del 1º settembre 2026. Questo documento è una bozza redatta sulla base dell'analisi del codice del gestionale: prima della pubblicazione definitiva deve essere rivisto da un legale o da un consulente privacy, e i segnaposto indicati con [DA COMPLETARE] devono essere compilati.

Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018, per il servizio Easy Dental Lab Manager (di seguito «il Gestionale» o «il Servizio»).

1. Titolare del trattamento e contatti

Il Titolare del trattamento dei dati raccolti per l'erogazione del Servizio è GlintLab — [DA COMPLETARE: ragione sociale completa, sede legale, Partita IVA / Codice fiscale, PEC].

• Email di contatto generale: [email protected]
• Email dedicata alla protezione dei dati e all'esercizio dei diritti: [email protected]
• Responsabile della protezione dei dati (DPO): [DA COMPLETARE: indicare se designato, con nome e contatti; in caso contrario rimuovere questa riga].

2. I ruoli: chi è titolare e chi è responsabile

Il Gestionale è usato da laboratori odontotecnici (fabbricanti di dispositivi medici su misura) e dagli studi dentistici loro clienti. I ruoli previsti dal GDPR sono diversi a seconda dei dati.

• Dati dell'account del laboratorio e dello studio (dati anagrafici e fiscali dell'azienda, indirizzi email degli amministratori, dati di accesso, dati di fatturazione del canone): GlintLab è titolare autonomo del trattamento, che serve a erogare il Servizio contrattuale.
• Dati dei pazienti contenuti nelle prescrizioni, negli ordini e nella documentazione dei dispositivi su misura: il titolare è lo studio dentistico che ha in cura il paziente; il laboratorio è responsabile del trattamento per conto dello studio (atto di nomina ai sensi dell'art. 28 GDPR, generato e accettato all'interno del Gestionale); GlintLab agisce come sub-responsabile del laboratorio, sulla base delle Condizioni di servizio e delle istruzioni documentate ivi contenute. Per gli adempimenti che il Regolamento (UE) 2017/745 (MDR) pone direttamente in capo al fabbricante — conservazione della documentazione dell'Allegato XIII, tracciabilità dei lotti, sorveglianza post-commercializzazione — il laboratorio opera come titolare autonomo.
• L'informativa ai pazienti è resa dallo studio dentistico, che indica il laboratorio fra i destinatari dei dati. GlintLab non ha alcun rapporto diretto con i pazienti e non li contatta mai.

3. Categorie di dati trattati

• Dati identificativi e di contatto degli amministratori del laboratorio e del personale dello studio: nome, email, numero di telefono, indirizzo IP e user agent dei dispositivi da cui si accede.
• Dati aziendali e fiscali del laboratorio e degli studi: ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, sede, PEC, codice destinatario SdI, numero di registrazione presso il Ministero della Salute (ITCA), regime fiscale, fatture emesse e ricevute, pagamenti.
• Dati dei pazienti: nome e cognome (o codice, secondo la scelta dello studio), elementi dentali interessati, colore, materiali, note cliniche della prescrizione, allegati (scansioni 3D, fotografie, PDF). Il nome del paziente associato a un dispositivo protesico è un dato relativo alla salute ai sensi dell'art. 9 GDPR. Nome e note cliniche sono conservati nel database in forma cifrata (AES-256-GCM); la ricerca per paziente avviene tramite un'impronta HMAC, che è deterministica: consente di riconoscere gli ordini dello stesso paziente senza leggerne il nome.
• Dati di firma elettronica: per i laboratori e i medici che attivano la firma elettronica qualificata, le credenziali del dispositivo di firma fornito dal prestatore qualificato, conservate cifrate.
• Dati di utilizzo e sicurezza: registro delle operazioni (audit), sessioni, dispositivi collegati, notifiche.
• Dati di pagamento del canone: gestiti dal fornitore Stripe; GlintLab non conserva i numeri delle carte.

4. Finalità e basi giuridiche

• Erogazione del Servizio al laboratorio e allo studio (creazione dell'account, gestione degli ordini, produzione dei documenti, notifiche, assistenza): esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Per questo trattamento non è richiesto un consenso: alla registrazione viene chiesto soltanto di confermare la presa visione della presente informativa.
• Trattamento dei dati dei pazienti per conto dello studio e del laboratorio: GlintLab opera su istruzione dei titolari/responsabili (art. 28 GDPR); la base giuridica del trattamento dei dati relativi alla salute è, in capo allo studio, l'art. 9, par. 2, lett. h (finalità di cura), e per gli obblighi di documentazione e conservazione del fabbricante l'art. 6, par. 1, lett. c in combinazione con l'art. 9, par. 2, lett. h o lett. i (obbligo di legge derivante dal Reg. UE 2017/745). [DA COMPLETARE: la scelta tra lett. h e lett. i va motivata nel registro dei trattamenti.]
• Adempimenti fiscali e contabili (fatturazione elettronica, conservazione decennale): obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR; art. 2220 c.c.; DPR 633/72; DPR 600/73).
• Sicurezza del Servizio (registro delle operazioni, controllo degli accessi, limite dei dispositivi, prevenzione degli abusi): legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei propri sistemi e dei dati dei clienti (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), oltre all'obbligo dell'art. 32.
• Comunicazioni di servizio (scadenze, esiti di trasmissione, avvisi di sicurezza): esecuzione del contratto. Non vengono inviate comunicazioni commerciali o newsletter: se in futuro fossero introdotte, verrà richiesto un consenso separato, specifico e non preselezionato.

5. Destinatari dei dati e fornitori terzi

I dati possono essere trattati, per conto di GlintLab e sulla base di contratti conformi all'art. 28 GDPR, dai seguenti fornitori (sub-responsabili). Per ciascuno è indicato il ruolo e il paese di stabilimento; per i fornitori stabiliti fuori dall'Unione europea il trasferimento è regolato dalle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea o da una decisione di adeguatezza (EU-US Data Privacy Framework per i fornitori statunitensi che vi aderiscono). [DA COMPLETARE: verificare e allegare i riferimenti dei contratti sottoscritti con ciascun fornitore.]

• Hetzner Online GmbH (Germania, UE) — hosting dei server e dei dati; nessun trasferimento extra-UE.
• Cloudflare, Inc. (Stati Uniti; sedi UE) — protezione del traffico, DNS e rete di distribuzione davanti ai server; il traffico transita cifrato. Trasferimento regolato da clausole contrattuali standard / Data Privacy Framework.
• Resend, Inc. (Stati Uniti) — invio delle email di servizio (codici di accesso, avvisi, conferme). Le email non contengono nomi di pazienti: solo numero d'ordine e tipo di dispositivo.
• Servizi di notifica push dei browser: Google LLC (FCM), Apple Inc. (APNs), Mozilla Corporation (Stati Uniti) — recapito delle notifiche push ai dispositivi che le hanno attivate. Il contenuto è cifrato secondo lo standard Web Push e non contiene nomi di pazienti.
• Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc. (Irlanda / Stati Uniti) — pagamento del canone di abbonamento; titolare autonomo per i dati della carta.
• Clerk, Inc. (Stati Uniti) — servizio di autenticazione di riserva per gli amministratori del laboratorio, usato solo se attivato in alternativa all'accesso interno; tratta email e sessioni.
• OpenAPI S.r.l. (Italia) e, per suo tramite, Namirial S.p.A. (Italia, prestatore di servizi fiduciari qualificato) — trasmissione delle fatture elettroniche allo SdI, eventuale conservazione a norma, emissione dei certificati e apposizione della firma elettronica qualificata.
• DigiCert, Inc. (Stati Uniti) — servizio di marcatura temporale RFC 3161: riceve unicamente l'impronta SHA-256 dei documenti, che non è un dato personale.

I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche (Agenzia delle Entrate tramite lo SdI, Ministero della Salute, autorità di vigilanza sui dispositivi medici, autorità giudiziaria) quando la legge lo impone, e a consulenti legali o contabili del Titolare vincolati alla riservatezza.

6. Accesso di assistenza del fornitore

Il personale di assistenza di GlintLab può accedere al pannello di un laboratorio, e quindi ai dati in esso contenuti, esclusivamente per fornire assistenza tecnica richiesta dal laboratorio, per verificare un malfunzionamento segnalato o per adempiere a un obbligo di legge. Ogni accesso di assistenza:

• è visibile al laboratorio in tempo reale, tramite un avviso nel pannello;
• è registrato nel registro delle operazioni con identità dell'operatore, inizio della sessione e azioni compiute, consultabile dal laboratorio in Impostazioni → Accessi di assistenza;
• è riservato alle persone designate come amministratori di piattaforma, individuate per nome in un elenco tenuto dal Titolare (Provv. Garante 27/11/2008 sugli amministratori di sistema);
• non consente al personale di assistenza di chiudere l'account del laboratorio né di eliminarne i dati.

I registri degli accessi di assistenza sono conservati per 36 mesi.

7. Tempi di conservazione

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità indicate, secondo la seguente tabella.

• Documentazione dei dispositivi su misura (Dichiarazioni di Conformità, prescrizioni congelate e loro integrazioni, distinte dei lotti, rapporti di sorveglianza, con i relativi PDF, impronte e marche temporali): 10 anni dall'immissione sul mercato del dispositivo, 15 anni per i dispositivi impiantabili — Reg. (UE) 2017/745, Allegato XIII e art. 10, par. 8.
• Fatture, registri contabili, pagamenti: 10 anni — art. 2220 c.c.; DPR 600/73.
• Ordini e note cliniche non confluiti nella documentazione del dispositivo: 10 anni dalla consegna, poi cancellazione o pseudonimizzazione — allineamento al termine MDR.
• Allegati agli ordini (scansioni 3D, fotografie, PDF caricati): 10 anni se l'ordine ha una documentazione del dispositivo (fanno parte del fascicolo tecnico); altrimenti seguono la sorte dell'ordine e vengono rimossi alla chiusura dell'account o, al più tardi, con la pseudonimizzazione dell'ordine dopo 10 anni.
• Registro delle operazioni (audit): 24 mesi; 36 mesi per gli accessi di assistenza — art. 5, par. 1, lett. e GDPR; Provv. Garante 27/11/2008.
• Notifiche interne al pannello: 90 giorni.
• Sessioni, codici di accesso, token di invito: fino alla scadenza (sessione amministratore 7 giorni, sessione studio 30 giorni, codice di accesso 10 minuti), poi rimozione automatica.
• Dati dell'account (laboratorio, amministratori, studi): per tutta la durata del contratto e per 30 giorni dopo la richiesta di chiusura (finestra di annullamento), poi cancellazione secondo la sezione 8.
• Registrazioni non confermate: 48 ore.

Le cancellazioni previste da questa tabella sono eseguite automaticamente da un processo giornaliero, che lascia una voce nel registro delle operazioni.

8. Chiusura dell'account e cancellazione

Il laboratorio può richiedere in qualsiasi momento la chiusura dell'account dal pannello (Impostazioni → Zona pericolosa). Dalla richiesta:

• l'account viene disattivato immediatamente e le sessioni chiuse;
• per 30 giorni la richiesta può essere annullata scrivendo all'assistenza, e i dati vengono ripristinati com'erano;
• al trentesimo giorno viene eseguita la cancellazione: i dati dell'account, degli amministratori, dei dispositivi, delle sessioni e delle notifiche sono eliminati; gli ordini non soggetti a obblighi di conservazione sono pseudonimizzati (nome del paziente e note cliniche azzerati, impronta di ricerca rimossa) e gli allegati non facenti parte del fascicolo tecnico sono rimossi;
• restano conservati, in modo isolato e non accessibili dal pannello, i documenti fiscali (10 anni) e la documentazione dei dispositivi su misura con i relativi ordini (10 anni, 15 per gli impiantabili), come richiesto dalla legge; alla scadenza di quei termini vengono eliminati;
• l'esecuzione della cancellazione è annotata nel registro delle operazioni, che è conservato a prova dell'avvenuta cancellazione.

Prima della chiusura il laboratorio deve scaricare l'archivio completo dei propri dati: l'obbligo di conservazione della documentazione dei dispositivi su misura grava sul fabbricante e non si estingue con la chiusura dell'account.

9. Diritti dell'interessato

Gli interessati possono esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso ai dati, rettifica, cancellazione (nei limiti degli obblighi di conservazione indicati), limitazione del trattamento, portabilità, opposizione. Le richieste vanno inviate a [email protected]; GlintLab risponde entro un mese dal ricevimento, termine prorogabile di due mesi nei casi previsti dall'art. 12, par. 3 GDPR, dandone comunicazione.

I laboratori e gli studi dispongono inoltre di una funzione di esportazione autonoma di tutti i propri dati, in formato ZIP, PDF e JSON (art. 20 GDPR), direttamente dal pannello e dal portale.

Le richieste dei pazienti vanno rivolte allo studio dentistico, titolare del trattamento; GlintLab e il laboratorio assistono lo studio nel dar loro seguito.

Chi ritiene che il trattamento violi il GDPR ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 GDPR, o di adire l'autorità giudiziaria.

10. Cookie

Il Gestionale utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari all'erogazione del Servizio, per i quali non è richiesto il consenso (art. 122 del D.Lgs. 196/2003; Linee guida del Garante del 10 giugno 2021). Per questo motivo non viene mostrato alcun banner.

• om_admin — sessione dell'amministratore del laboratorio; durata 7 giorni, rinnovata con l'uso.
• om_admin_2fa — passaggio intermedio dell'autenticazione a due fattori; durata 5 minuti.
• om_studio — sessione dello studio dentistico nel portale; durata 30 giorni.
• om_device — identificativo del dispositivo, usato per applicare il limite contrattuale di 3 dispositivi collegati per laboratorio e per mostrare gli accessi di assistenza; durata 12 mesi.

Tutti i cookie sono impostati con gli attributi HttpOnly e SameSite. Non sono utilizzati cookie di profilazione, strumenti di analisi statistica di terze parti né pixel di tracciamento.

11. Misure di sicurezza

GlintLab adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui: cifratura dei dati dei pazienti e delle credenziali di firma nel database con chiavi versionate; cifratura del traffico (HTTPS); isolamento dei dati per laboratorio verificato a ogni operazione; accesso senza password tramite codice monouso e autenticazione a due fattori facoltativa; limite dei dispositivi collegati; registro delle operazioni; controllo antivirus dei file caricati; tracciamento degli accessi di assistenza. Le violazioni dei dati personali sono documentate in un registro interno e, ove ne ricorrano i presupposti, notificate al Garante entro 72 ore (art. 33 GDPR) e comunicate ai laboratori interessati senza ingiustificato ritardo, così che possano informare gli studi titolari.

12. Trasferimenti extra-UE

I dati sono ospitati nell'Unione europea (Germania). Alcuni fornitori indicati nella sezione 5 sono stabiliti negli Stati Uniti: i trasferimenti verso di essi avvengono sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea o della decisione di adeguatezza relativa all'EU-US Data Privacy Framework, e riguardano dati di contatto, dati tecnici e contenuti di notifica privi di nomi di pazienti. [DA COMPLETARE: verificare l'adesione di ciascun fornitore al Data Privacy Framework e i riferimenti delle clausole sottoscritte.]

13. Modifiche a questa informativa

Le modifiche sostanziali sono comunicate ai laboratori tramite il pannello e, se rilevanti per l'accettazione contrattuale, viene richiesta una nuova presa visione. La versione in vigore e la sua data sono sempre indicate in calce a questa pagina.