Condizioni di servizio

BOZZA — da validare da un legale prima della pubblicazione. Versione 0.2-bozza del 1º settembre 2026. Questo documento è una bozza redatta sulla base dell'analisi del codice del gestionale: prima della pubblicazione definitiva deve essere rivisto da un legale, e i segnaposto indicati con [DA COMPLETARE] devono essere compilati. Le clausole contrassegnate con (*) sono da approvare specificamente ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

Le presenti Condizioni regolano il contratto tra GlintLab — [DA COMPLETARE: ragione sociale completa, sede legale, Partita IVA / Codice fiscale, PEC] (di seguito «il Fornitore») — e il laboratorio odontotecnico che si registra al servizio Easy Dental Lab Manager (di seguito «il Cliente» e «il Servizio»). Il Servizio è destinato esclusivamente a professionisti e imprese (rapporto B2B): non si applicano le tutele del Codice del Consumo riservate ai consumatori.

1. Oggetto del Servizio

Il Fornitore mette a disposizione del Cliente, in modalità software-as-a-service accessibile via internet, un gestionale per laboratori odontotecnici che comprende: gestione degli ordini e delle prescrizioni ricevute dagli studi dentistici; portale dedicato agli studi; magazzino, lotti e tracciabilità dei materiali; produzione della documentazione dei dispositivi medici su misura (Dichiarazioni di Conformità, distinte, istruzioni, documenti di consegna, rapporti di sorveglianza); calendario e scadenze; contabilità di base, fatturazione elettronica e registri; firma elettronica e marcatura temporale dei documenti; esportazione dei dati.

Il Servizio è uno strumento di supporto: la corretta compilazione dei documenti, la classificazione dei dispositivi, l'inquadramento fiscale e gli adempimenti verso le autorità restano responsabilità del Cliente in quanto fabbricante e soggetto passivo d'imposta. Il Servizio non è un dispositivo medico.

2. Registrazione e account

• Il Cliente si registra indicando i dati del laboratorio (ragione sociale, Partita IVA, numero di registrazione presso il Ministero della Salute, email). La registrazione è confermata tramite il link inviato all'email indicata, valido 48 ore.
• Il Cliente garantisce che i dati forniti sono veritieri e aggiornati e che le persone indicate come amministratori sono autorizzate ad agire per suo conto.
• Gli accessi avvengono tramite codice monouso inviato via email, con eventuale autenticazione a due fattori. Il Cliente è responsabile della custodia delle caselle email e dei dispositivi abilitati.
• Limite dei dispositivi: ogni laboratorio può collegare al pannello al massimo 3 dispositivi contemporaneamente; per collegarne uno nuovo occorre scollegarne uno dalle Impostazioni. Il limite non si applica al portale degli studi.

3. Attivazione, prezzi e pagamento

• Il Servizio si attiva scegliendo un piano e inserendo un metodo di pagamento sulla pagina sicura del fornitore di pagamento (Stripe). Non è prevista una prova gratuita: l'accesso al pannello si apre con il primo pagamento.
• I prezzi dei piani sono indicati nella pagina di attivazione e nelle Impostazioni, al netto dell'IVA di legge; il canone si rinnova automaticamente con cadenza mensile o annuale, secondo il piano scelto, fino a disdetta.
• Ciascun piano include quote mensili di fatture elettroniche trasmesse e di firme qualificate; le quote non usate non si cumulano. Le unità eccedenti possono essere acquistate come pacchetti prepagati, senza scadenza.
• Il Fornitore può modificare i prezzi con preavviso di almeno 60 giorni comunicato via email e nel pannello; la modifica si applica dal rinnovo successivo. Il Cliente che non accetta può disdire senza costi prima del rinnovo.
• Mancato pagamento: se il rinnovo non va a buon fine, il Cliente ha 2 giorni di tolleranza dalla fine del periodo pagato per aggiornare il metodo di pagamento; trascorsi i 2 giorni il pannello del laboratorio viene sospeso fino alla regolarizzazione. I dati restano conservati e il portale degli studi dentistici resta sempre attivo.

4. Durata, recesso e disdetta

• Il contratto ha la durata del periodo pagato e si rinnova tacitamente per periodi di pari durata.
• Il Cliente può disdire in ogni momento dalle Impostazioni o dal portale di pagamento, senza penali: l'abbonamento resta attivo fino alla fine del periodo già pagato e non vengono effettuati ulteriori addebiti. Non è previsto il rimborso della frazione di periodo non goduta.
• Il Fornitore può recedere con preavviso di 60 giorni, oppure sospendere o risolvere il contratto con effetto immediato in caso di violazione grave delle presenti Condizioni, uso illecito del Servizio, mancato pagamento oltre i termini di tolleranza o richiesta dell'autorità.

5. Sorte dei dati alla cessazione

• In qualsiasi momento, e comunque prima della cessazione, il Cliente può esportare tutti i propri dati dal pannello in formato ZIP, PDF e JSON. Alla disdetta i dati restano accessibili fino alla fine del periodo pagato.
• Il Cliente può richiedere la chiusura dell'account dal pannello: l'account viene disattivato subito e per 30 giorni la richiesta può essere annullata scrivendo all'assistenza; al trentesimo giorno i dati vengono cancellati con le modalità descritte nell'Informativa privacy (sezione 8), conservando in modo isolato solo ciò che la legge impone di conservare: documenti fiscali per 10 anni e documentazione dei dispositivi su misura per 10 anni (15 per gli impiantabili).
• La chiusura dell'account richiede che l'archivio completo sia stato scaricato dopo l'ultima modifica: l'obbligo di conservazione della documentazione dei dispositivi su misura grava sul Cliente in quanto fabbricante (Reg. UE 2017/745, Allegato XIII) e non si estingue con la cessazione del Servizio.
• In caso di cessazione dell'attività del Fornitore, il Fornitore comunica ai Clienti un preavviso di almeno 90 giorni per l'esportazione dei dati.

6. Obblighi del Cliente

• Usare il Servizio nel rispetto della legge, delle presenti Condizioni e delle istruzioni ricevute dagli studi dentistici quali titolari del trattamento dei dati dei pazienti.
• Inserire nel Servizio solo i dati necessari alla realizzazione dei dispositivi (minimizzazione), preferendo il codice o le iniziali del paziente ove lo studio lo consenta.
• Far accettare a ciascuno studio dentistico l'atto di nomina a responsabile del trattamento generato dal Servizio prima di trattarne i dati.
• Non tentare di accedere a dati di altri laboratori, non aggirare i limiti tecnici, non caricare contenuti illeciti o dannosi.
• Verificare i documenti prodotti dal Servizio prima di firmarli ed emetterli: il contenuto delle Dichiarazioni di Conformità, delle fatture e dei rapporti è dichiarato dal Cliente sotto la propria responsabilità.

7. Protezione dei dati personali

• Per i dati dell'account il Fornitore è titolare del trattamento; per i dati dei pazienti inseriti dagli studi e dal Cliente il Fornitore è sub-responsabile del Cliente, che a sua volta è responsabile per conto dello studio. Le presenti Condizioni, unitamente all'Informativa privacy e all'allegato Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR) [DA COMPLETARE: allegato da redigere e validare], costituiscono le istruzioni documentate del Cliente al Fornitore.
• Il Fornitore tratta i dati dei pazienti esclusivamente per erogare il Servizio, adotta le misure di sicurezza descritte nell'Informativa privacy, ricorre ai sub-fornitori ivi elencati (il Cliente autorizza tale ricorso e sarà informato con 30 giorni di preavviso di ogni modifica dell'elenco, con facoltà di opporsi), assiste il Cliente nel dar seguito alle richieste degli interessati e agli obblighi degli artt. 32-36 GDPR, e al termine del rapporto cancella o restituisce i dati secondo la sezione 5.
• Violazioni dei dati: il Fornitore informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 24 ore dalla scoperta di una violazione che riguardi i suoi dati, fornendo le informazioni previste dall'art. 33, par. 3 GDPR, così che il Cliente possa a sua volta informare gli studi titolari.

8. Accesso di assistenza del Fornitore

Il personale di assistenza del Fornitore, individuato per nome in un elenco di amministratori di piattaforma, può accedere al pannello del Cliente esclusivamente per fornire assistenza richiesta dal Cliente, verificare un malfunzionamento o adempiere a un obbligo di legge. Ogni accesso è segnalato al Cliente in tempo reale nel pannello e registrato (operatore, inizio della sessione, azioni compiute) nel registro consultabile in Impostazioni → Accessi di assistenza, conservato per 36 mesi. Il personale di assistenza non può chiudere l'account del Cliente né cancellarne i dati. Con l'accettazione delle presenti Condizioni il Cliente autorizza tali accessi alle condizioni indicate.

9. Firma elettronica e marcatura temporale

• I documenti prodotti dal Servizio ricevono un'impronta SHA-256 e una marca temporale RFC 3161 rilasciata da un servizio di marcatura indipendente. La marca attesta che il documento esisteva in quella forma a quella data; non è una validazione temporale qualificata ai sensi dell'art. 42 del Regolamento (UE) 910/2014 e vale come elemento di prova liberamente valutabile.
• La firma elettronica del laboratorio apposta con un tocco nel pannello è una firma elettronica semplice (art. 3, n. 10, Reg. UE 910/2014). La firma elettronica qualificata (FEQ) è apposta con il dispositivo di firma del Cliente o, se attivata, tramite il servizio di firma automatica di un prestatore qualificato: in tal caso il Servizio custodisce cifrate le credenziali del dispositivo e appone la firma senza ulteriore intervento, su mandato del Cliente, che resta responsabile di ogni firma così apposta e riceve una comunicazione a ogni firma. Il Cliente può revocare la firma automatica in qualsiasi momento.
• Il Servizio attesta quale file è stato depositato come firmato, la sua impronta e la marca temporale; la validità giuridica della firma va verificata con un verificatore qualificato.

10. Conservazione a norma dei documenti fiscali

Il Servizio archivia le fatture emesse e ricevute e le rende scaricabili per 10 anni. La conservazione a norma ai sensi delle Linee guida AgID è un servizio distinto, attivabile su richiesta tramite il fornitore di fatturazione elettronica; lo stato (attivo / non attivo) è sempre indicato nel pannello. Se non è attivo, l'obbligo di conservazione resta in capo al Cliente, che può assolverlo con il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o con un conservatore accreditato.

11. Livelli di servizio e manutenzione

Il Fornitore si impegna a erogare il Servizio con diligenza professionale e a ripristinarlo con la massima sollecitudine in caso di interruzione. Non è previsto un livello di servizio (SLA) formale né un indennizzo per le interruzioni. Le manutenzioni programmate sono comunicate con preavviso nel pannello e svolte, quando possibile, in orario notturno. Le copie di sicurezza dell'infrastruttura sono gestite dal Fornitore secondo quanto descritto nell'Informativa privacy [DA COMPLETARE: descrivere frequenza e conservazione dei backup effettivamente configurati]; l'esportazione dei dati dal pannello non sostituisce le copie di sicurezza del Fornitore né la conservazione a norma.

12. Limitazione di responsabilità (*)

• Il Fornitore non risponde dei danni derivanti da: uso del Servizio non conforme alle presenti Condizioni; inesattezza dei dati inseriti dal Cliente o dagli studi; decisioni cliniche, produttive, regolatorie o fiscali assunte dal Cliente sulla base delle informazioni e dei documenti prodotti dal Servizio; interruzioni imputabili a terzi (fornitori di connettività, hosting, pagamento, firma, SdI) o a cause di forza maggiore; mancata esportazione dei dati prima della cessazione.
• Fatto salvo quanto previsto dall'art. 1229 c.c., la responsabilità del Fornitore è esclusa per i danni indiretti (mancato guadagno, perdita di avviamento, danno d'immagine) e, per i danni diretti, è limitata all'importo dei canoni pagati dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento.
• Le esclusioni e limitazioni di cui sopra non operano in caso di dolo o colpa grave del Fornitore, né per i danni alla persona o nei casi in cui la legge ne vieti la limitazione. Per le violazioni dei dati personali imputabili al Fornitore restano ferme le responsabilità previste dall'art. 82 GDPR.

13. Proprietà intellettuale

Il software, l'interfaccia, i testi e i modelli di documento del Servizio sono di proprietà del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile per la durata del contratto. I dati inseriti dal Cliente e i documenti da lui prodotti restano di sua proprietà.

14. Modifiche alle Condizioni

Il Fornitore può modificare le presenti Condizioni con preavviso di almeno 30 giorni comunicato via email e nel pannello. Le modifiche sostanziali richiedono una nuova accettazione esplicita; la versione accettata dal Cliente, con data e indirizzo IP, è registrata a prova dell'accettazione. In caso di mancata accettazione il Cliente può recedere senza costi entro la data di efficacia delle modifiche.

15. Legge applicabile e foro competente (*)

Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di [DA COMPLETARE: sede del Fornitore]. Prima di adire l'autorità giudiziaria le parti si impegnano a tentare una composizione bonaria tramite contatto scritto a [email protected].

16. Comunicazioni

Le comunicazioni tra le parti avvengono tramite il pannello, l'email indicata dal Cliente in registrazione e gli indirizzi [email protected] (assistenza) e [email protected] (protezione dei dati). Il Cliente si impegna a mantenere aggiornata la propria email di contatto.

Ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c. il Cliente dichiara di aver letto e di approvare specificamente le clausole: 4 (durata, recesso e disdetta), 5 (sorte dei dati alla cessazione), 8 (accesso di assistenza del Fornitore), 11 (assenza di SLA), 12 (limitazione di responsabilità), 14 (modifiche alle Condizioni), 15 (foro competente).